KOMUNIKASI BISNIS
Oleh : Drs. Djoko Purwanto, MBA
Pengertian Komunikasi Bisnis
Dalam kehidupan suatu organisasi bisnis, komunikasi
merupakan faktor yang sangat penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi.
Seorang pimpinan memerintahkan bawahannya untuk membuat surat pesanan barang,
menjawab atau membuat surat aduan, membuat surat edaran umum, membuat surat
kontrak kerjasama, membuat surat balasan / tanggapan, dan sejenisnya merupakan
hal yang rutin dalam dunia bisnis.
Secara umum dapat dikemukakan bahwa yang
dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi
yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk
komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal. Sebagai awal bahasan
dalam komunikasi bisnis, maka akan dibahas antara lain bentuk dasar komunikasi
yang mencakup komunikasi verbal dan nonverbal, proses komunikasi, sebab-sebab
timbulnya kesalahpahaman dalam komunikasi, dan bagaimana cara memperbaiki atau
meningkatkan komunikasi.
Bentuk
Dasar Komunikasi
Komunikator yang efektif tentu saja
memiliki beberapa alat komunikasi bila
ingin menyampaikan suatu pesan. Mereka tahu bagaimana menempatkan kata yang
mampu membentuk suatu arti, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik,
bagaimana mengajak peserta untuk ikut aktif (berpartisipasi) dalam diskusi,
bagaimana menyelipkan humor yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana
menyiapkan ruangan yang mampu menghidupkan diskusi, apakah dilakukan melalui
tulisan (written) atau ucapan/lisan (oral).
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi
yang lazim digunakan dalam praktek dunia bisnis maupun nonbisnis yaitu
komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk komunikasi tersebut dapat
dijelaskan secara singkat sebagai berikut:
1. Komunikasi
Verbal (Verbal Communications)
Komunikasi
verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak
lain melalui tulisan (written) maupun
lisan (oral). Dalam kehidupan sehari-hari seperti Anda mengirim surat atau
telepon kepada orang tua Anda, teman Anda, pacar Anda, Anda berbincang-bincang
atau ngobrol dengan teman Anda, Anda ngerumpi dengan tangga sebelah, Anda
membaca puisi di depan kelas, Anda mempresentasikan makalah dalam suatu acara
seminar, Anda membaca surat kabar, majalah, jurnal, Anda mendengarkan radio,
menyaksikan dan mendengarkan acara televisi dan sejenisnya merupakan contoh
bentuk-bentuk komunikasi verbal.
Dalam
dunia bisnis, beberapa contoh komunikasi verbal antara lain penyampaian pesan
melalui surat, memo, teknologi komunikasi modern, rapat pimpinan, briefing
kepada karyawan, wawancara kerja, dan presentasi. Penyampaian pesan lewat
tulisan maupun lisan tentu memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat
membaca atau mendengar apa yang akan dikatakan.
2. Komunikasi
Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar
dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropology
sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan
tubuh, bahasa isyarat (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan
orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang ditunjukkan dengan
komunikasi nonverbal:
• Seseorang yang menggigit giginya sendiri untuk menunjukkan kemarahan.
• Seseorang yang sedang tersenyum dan melakukan jabat tangan dengan
orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.
• Seseorang yang membuang muka untuk
menunjukkan suatu sikap rasa tidak senang terhadap orang lain.
• Seseorang yang menggelengkan kepala untuk menunjukkan suatu sikap
menolak atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu.
• Seseorang yang menganggukkan kepala sebagai tanda setuju atau OK.
• Pernahkah Anda memperhatikan seseorang yang "grogi"
(nervous) saat berpidato di depan umum? Coba simak dengan baik, bagaimana gerak
tangan dan kakinya? Bukankah tangan dan kakinya bergerak atau bergetar secara
tak teratur, bagaikan seseorang yang sedang kedinginan.
Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal
orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai perasaan orang baik
rasa senang, benci, cinta, rindu dan
berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula, komunikasi nonverbal berbeda dengan
komunikasi verbal didalam cara yang cukup mendasar.
Ada beberapa jenis komunikasi nonverbal
lainnya seperti arti suatu warna dan gerak-isyarat tertentu, yang akan
bervariasi dari suatu waktu ke waktu. Warna gelap seperti hitam mempunyai
makna kedukaan atau kesusahan. Coba Anda perhatikan pada saat terjadinya
musibah kematian seseorang (layatan),
maka kebanyakan dari mereka mengenakan pakaian warna gelap (hitam).
Lain halnya dengan warna-warna cerah yang banyak dikenakan pada saat-saat
berlangsungnya suatu pesta. Itulah sebabnya maka warna juga
termasuk kedalam salah satu bentuk komunikasi nonverbal.
Komunikasi
nonverbal juga berbeda dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu
pesan yaitu secara spontan. Pada umumnya, sebelum menyampaikan
sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang ingin
dikatakan. Misalnya, ketika seseorang mengatakan "Tolong, bukakan pintu
itu," maka pada saat itu seseorang
dengan sadar telah mempunyai tujuan atau maksud tertentu. Tetapi, ketika
seseorang berkomunikasi secara nonverbal, ia seringkali melakukan sesuatu
secara tidak sadar.
Contoh
yang paling sederhana adalah ketika seseorang yang secara spontan mengerutkan
dahi, raut muka yang berubah, atau mata berkedip-kedip secara tidak sengaja
atau otomatis. Hal-hal tersebut
merupakan sesuatu yang bersifat alami (natural) dan tak pernah direncanakan
sebelumnya. Contoh lain, tatkala Anda melihat buku agenda kerja Anda dibuat
mainan anak-anak Anda yang masih lucu-lucu, maka apa reaksi Anda pada saat itu?
Marah, kesal, gemas campur jadi satu! Contoh lain lagi, ketika Anda memperoleh
kabar bahwa anak satu-satunya yang Anda sayangi memperoleh penghargaan sebagai
juara pertama dalam lomba penulisan karya ilmiah tingkat nasional! Apa reaksi
anda pada saat itu? Senang, gembira, terharu, jadi satu! Coba Anda perhatikan
bagaimana ekspresi wajah teman-teman Anda yang menghadapi masalah, kesusahan
maupun mereka yang senang atau gembira. Silahkan coba amati suasana kerja di
lingkungan Anda masig-masing!
3. Mengapa
Komunikasi Nonverbal Penting
Meskipun komunikasi nonverbal sering
tidak terencana atau kurang terstruktur, namun komunikasi nonverbal memiliki
pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat
komunikasi nonverbal adalah sangat penting terutama dalam menyampaikan perasaan
dan emosi.
Apa kebaikan atau keunggulan dari
komunikasi nonverbal? Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah reliabilitasnya, yang berkaitan dengan
tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap pesan-pesan yang disampaikan dengan
menggunakan bahasa isyarat dan sejenisnya. Secara umum, orang akan mudah
menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan
tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan
kata-kata akan lebih mudah pengendaliannya, sedangkan penggunakan bahasa
isyarat (gerakan badan/tubuh) ataupun ekspresi wajah cenderung lebih sulit
mengendalikannya. Hal ini disebabkan oleh sifatnya yang spontanitas, tanpa
pikir panjang. Anda mendengar berita menyenangkan, ekspresi wajah Anda cerah,
bak tanpa beban. Namun, Anda mendengar berita yang menyusahkan tentang diri
Anda, keluarga Anda, atau teman karib Anda, maka dengan cepat ekspresi wjah
Anda tanpa ada yang menyuruh, spontan murung, lesu, lemah, tak bergairah
seolah-olah hampa dunia ini.
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal,
seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si pembicara.
Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya isyarat nonverbal
ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal. Seseorang dapat
saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal (seperti tulisan). Namun,
seseorang tak dapat menutup-nutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya melalui
ekspresi wajahnya. Manakala wajahnya murung atau cemberut, maka seseorang akan
dapat menduga bahwa dia sedang menghadapi suatu masalah, mungkin masalah
pribadi, keluarga atau masalah tugas kantor, dan sejenisnya.
Komunikasi nonverbal juga penting
artinya bagi orang lain, karena ia lebih efisien baik bagi pengirim maupun
penerima pesan. Anda dapat menyampaikan suatu pesan nonverbal tanpa harus
berfikir panjang, dan audience Anda dapat menangkap arti secara tak sadar. Coba
Anda perhatikan para petugas sinoman di suatu acara resepsi. Para sinoman
menggunakan bahasa isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh teman-temannya
untuk mengkoordinasikan tempat-tempat mana yang sudah maupun yang belum
mendapat jamuan makanan ataupun minuman. Contoh lain, ketika Anda memanggil
teman Anda yang sedang asyik ngobrol dengan temannya di suatu tempat yang agak
jauh, maka Anda dapat menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk tangan
sambil melambaikan tangan Anda. Coba Anda kembangkan contoh-contoh
lain yang sering Anda temui dalam pergaulan sehari-hari di tempat kerja Anda.
4. Tujuan
Komunikasi Nonverbal
Meskipun komunikasi nonverbal dapat
berdiri sendiri, namun ia seringkali berkaitan erat dengan ucapan (lisan).
Dalam artian bahwa sering terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan
nonverbal dalam suatu situasi tertentu. Kata-kata yang disampaikan dalam suatu
percakapan membawa sebagian dari suatu pesan. Sedangkan bagian yang lain adalah
sinyal-sinyal nonverbal. Apabila Anda mengamati acara "Dunia Dalam
Berita" di TVRI, Anda akan dapat memperhatikan kombinasi komunikasi baik
itu verbal maupun nonverbal. Coba Anda perhatikan!
Menurut John V. Thil tujuan komunikasi
nonverbal antara lain:
1).
Untuk menyediakan / memberikan informasi.
2).
Untuk mengatur alur suatu percakapan.
3).
Untuk mengekspresikan emosi.
4). Untuk memberi sifat,
melengkapi, menentang, atau mengembangkan
pesan-pesan verbal.
5).
Untuk mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
6). Untuk mempermudah
tugas-tugas khusus, misalnya mengajar
seseorang untuk memperlancar permainan
golf.
Bagaimana relevansi komunikasi nonverbal
dalam dunia bisnis? Komunikasi nonverbal juga mempunyai peranan yang penting
dalam dunia bisnis. Ia dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi
kepemimpinan seseorang. Jika seseorang dapat belajar mengelola kesan yang telah
dibuat dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan
penampilan, maka seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan baik. Dengan
kata lain, seorang manajer (pemimpin) sekaligus harus dapat menjadi komunikator
yang baik. Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnisnya kepada
para bawahannya, pada saat kapan suatu pesan-pesan bisnis itu harus
disampaikan, dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan
Lebih lanjut, jika seseorang dapat
belajar membaca pesan-pesan nonverbal yang disampaikan orang lain, maka ia akan
dapat menafsirkan maksud maupun sikap mereka secara lebih akurat dan lebih
tepat. Apabila Anda berurusan dengan para karyawan, klien, ataupun para
konsumen, coba perhatikanlah secara seksama pesan-pesan yang mereka sampaikan.
Apabila sikap karyawan Anda menunjukkan gejala-gejala kurang atau menurun
semangat kerjanya, sering melakukan mogok kerja, mogok makan, maka apa dan
bagaimana langkah-langkah yang perlu Anda lakukan? Contoh-contoh tersebut
menggambarkan betapa pentingnya seorang pemimpin harus peka terhadap sikap atau
perilaku yang ditunjukkan oleh bawahannya.
Proses
Komunikasi
Sesuatu yang Anda nikmati saat ini
seperti buku yang sedang Anda baca ini, compact disc yang anda dengarkan,
acara-acara televisi yang Anda tonton, internet yang Anda nikmati, personal
computer yang Anda miliki, dan sejenisnya tidaklah datang begitu saja, tetapi
melalui suatu proses yang cukup lama. Begitu halnya dengan komunikasi, ia perlu
proses juga.
Apabila Anda perhatikan, seseorang yang
sedang berbicara, menulis, mendengarkan, atau membaca, maka kegiatan komunikasi
yang mereka lakukan adalah lebih dari satu tindakan. Menurut William C.
Himstreet dan Wayne Murlin Baty menyatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antara
individu-individu melalui suatu sistem biasa baik dengan simbol-simbol,
sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
Sebagai suatu proses, komunikasi
mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan,
hal-hal yang berlawanan (kontradiktif),
yang sama (selaras, serasi), menulis, mendengarkan, dan pertukaran. Menurut
Courtland L. Bovee dan John V.Thill ada
lima tahapan dalam proses komunikasi, antara lain:
1). Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.
2).
Ide yang disampaikan diubah menjadi suatu pesan.
3).
Pemindahan pesan.
4).
Penerima menerima suatu pesan.
5).
Penerima memberi tanggapan dan mengirim kembali sebagai
umpan balik ke pengirim.
Tahap
Pertama : Pengirim Mempunyai Suatu Ide
Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber
yang terbentang luas dihadapan kita. Dunia ini penuh dengan berbagai macam
informasi baik yang dapat di lihat, didengar, dicium maupun hal-hal yang dapat
diraba. Ide-ide yang ada dalam benak pikiran kita, kemudian disaring dan
disusun kedalam suatu map mental yang ada dalam jaringan otak kita yang
menggambarkan persepsi kita terhadap kenyataan. Sebagaimana Anda
memandang dunia, pikiran Anda akan menyerap pengalaman-penglaman Anda dengan
suatu cara yang unik dan personal (pribadi).
Tahap
Kedua : Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan
Dalam suatu proses komunikasi, tidak
semua ide-ide dapat diterima, maupun dimengerti dengan sempurna. Ide yang ada
dalam benak pikiran Anda, kemudian diubah kedalam bentuk kata-kata, yang
selanjutnya dipindahkan kepada orang lain.
Dalam penyampaian suatu pesan, perlu
diperhatikan beberapa hal, antara lain: subjek (apa yang ingin disampaikan),
maksud (tujuan), audience, gaya personal, dan latar belakang budaya. Sebagai
suatu contoh yang sederhana, pada umumnya orang timur memiliki kecenderungan
untuk menyampaikan suatu pesan dengan menggunakan bahasa tak langsung ataupun
bahasa penghalus. Untuk menyatakan sikap menolak saja, seseorang terlebih
dahulu harus menggunakan kalimat-kalimat pembuka yang bersifat netral dan
selanjutnya baru pernyataan sikap menolak itu disampaikan.
Tahap
Ketiga : Pemindahan Pesan
Setelah pengubahan ide-ide kedalam suatu pesan, maka tahap
berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran
yang ada kepada si penerima pesan. Didalam menyampaikan suatu pesan, adakalanya
saluran komunikasi yang digunakan relatif pendek, namun ada juga yang melalui
saluran komunikasi yang cukup panjang. Panjang-pendeknya saluran komunikasi
yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian pesan. Untuk
menyampaikan pesan-pesan yang panjang dan kompleks secara lisan dengan
menggunakan saluran komunikasi yang panjang, maka pesan-pesan yang Anda
sampaikan bisa jadi berkurang atau bahkan bertentangan dengan pesan aslinya.
Oleh karena itu, perlu diperhatikan mengenai jenis atau sifat pesan yang akan
disampaikan.
Tahap
Keempat: Penerima Menerima Suatu Pesan
Komunikasi antara seseorang dengan orang
lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima
suatu pesan. Jika seseorang mengirim sepucuk surat, maka penerima surat harus
membacanya terlebih dahulu sebelum dia dapat memahami isi surat tersebut.
Jika seseorang menyampaikan pidato
dihadapan umum, para pendengar sebagai audience harus dapat mendengar apa yang
dia katakan, dan mereka juga harus memusatkan perhatian terhadap pesan-pesan
yang ia sampaikan. Jadi, suatu pesan yang disampaikan harus dapat dimengerti
dan tersimpan didalam pikiran si penerima pesan. Lagi pula, suatu pesan akan
dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan dapat memahami sesuatu
sebagaimana yang dimaksud oleh pemberi pesan dengan cara yang dikehendaki.
Tahap
Kelima : Penerima Memberi Tanggapan dan Umpanbalik ke Pengirim
Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai
komunikasi. Ia merupakan tanggapan penerima pesan yang memberikan kesempatan
bagi pengirim untuk menilai efektifitas suatu pesan.
Setelah menerima pesan, penerima akan
memberi tanggapan dengan suatu cara tertentu dan memberi sinyal terhadap
pengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh penerima pesan dapat saja berbentuk
suatu senyuman, memberi komentar sekilas (singkat), anggukan sebagai
pembenaran, atau memberi pesan secara tertulis.
Umpan balik memegang peranan penting
dalam proses komunikasi, karena ia memberi kemungkinan bagi pengirim untuk
menilai efektifitas suatu pesan. Disamping itu, adanya umpan balik akan dapat
menunjukkan adanya faktor-faktor
penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran
kata-kata, dan perbedaan reaksi secara emosional.
Munculnya
Kesalahpahaman Komunikasi
Didalam suatu pidato, ada kecenderungan
beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima pesan dengan baik. Hal ini
disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan
penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut mencakup antara
lain masalah dalam pengembangan pesan, penyampaian pesan, penerimaan pesan dan
penafsiran pesan.
1. Masalah
Dalam Mengembangkan Pesan
Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan
adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu
pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan,
kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau penerima, adanya pertentangan
emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
Jika seseorang
gagal dalam mengembangkan pesan, maka proses komunikasi akan memulai dengan
sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan membawa kegagalan yang akan
berkelanjutan atau terus menerus.
2. Masalah
dalam Menyampaikan Pesan
Komunikasi
dapat juga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari
pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah
faktor phisik, misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah, dan
tindasan yang tak terbaca. Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya
sepele, namun mereka dapat memblok atau mengganggu suatu pesan.
Jika Anda
sedang menyampaikan presentasi makalah atau kertas kerja, pilihlah suatu tempat
yang memungkinkan audience Anda dapat melihat dan mendengar dengan jelas apa
yang Anda sampaikan. Jangan sampai ada diantara mereka yang merasa terhalang
oleh sesuatu, seperti terhalang oleh tubuh Anda sendiri atau terhalang oleh
tiang (pilar) suatu bangunan. Disamping itu, jika Anda menggunakan sound
system, usahakanlah sound system yang baik. Jangan sampai terjadi pada
saat-saatnya diskusi sedang menarik, tiba-tiba sound systemnya mengalami
gangguan teknis atau macet total.
Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan
adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling
berlawanan. Bila dua buah pesan disampaikan sekaligus secara bersamaan, maka
akan muncul gangguan dalam arus komunikasi. Masalah serupa juga muncul, bila
suatu pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang. Orang
terakhir yang menerima pesan ada kemungkinan hanya dapat menangkap pesan
sebagian kecil saja dari orang yang pertama atau bahkan pesan yang disampaikan
bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.
3. Masalah
Dalam Menerima Pesan
Sebagaimana
halnya dengan penyampaian pesan, menerima pesanpun juga tak luput dari adanya
suatu masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain
adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman,
lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi
penerima. Sebagai contoh, pada saat Anda sedang mengikuti kuliah di kelas,
tiba-tiba terdengar teriakan histeris dari orang-orang yang sedang panik yang
terkurung dalam suatu gedung yang sedang terbakar yang kebetulan berdekatan
dengan tempat kuliah Anda. Dalam kondisi seperti itu, dapatkah Anda menerima
pesan dengan baik? Pada saat asyik membaca-baca di ruang perpustakaan, tiba-tiba
lewat seorang gadis cantik dihadapan Anda. Kondisi lainpun dapat terjadi,
manakala Anda asyik mengerjakan ujian semester, terdengar suara tabuhan gamelan
di seberang bangunan yang kebetulan juga berdampingan dengan sekolah karawitan
atau sekolah musik.
Dalam
beberapa kasus, gangguan yang muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima
pesan. Pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan
sakit kepala, juga dapat mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan. Meskipun
hal tersebut tidak memblok (menghambat) jalur komunikasi secara keseluruhan,
tetapi mereka dapat mengurangi konsentrasi si penerima pesan. Barangkali
gangguan yang paling umum terjadi adalah
kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi. Kadang-kadang pada saat berkomunikasi,
pikiran melayang memikirkan hal-hal lain diluar yang dibicarakan atau melamun.
4. Masalah
Dalam Menafsirkan Pesan
Meskipun suatu pesan mungkin hilang
selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada
mata rantai terakhir, dimana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan.
Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional,
dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima
pesan. Sebagai contoh sederhana apabila
Anda sedang berbicara dengan seseorang yang berasal dari daerah yang berbeda
latar belakang budayanya.
Komunikasi Yang Efektif
Komunikasi yang efektif tentu saja akan
dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi. Bagaimana
mengatasi berbagai hambatan dalam komunikasi? Untuk dapat mengatasi berbagai
rintangan dalam komunikasi, maka perlu diperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1. Membuat suatu pesan secara lebih
berhati-hati.
Langkah pertama
yang perlu Anda perhatikan dalam berkomunikasi adalah Anda perhatikan apa yang
menjadi maksud dan tujuan berkomunikasi dan audience Anda. Katakan apa yang
dikehendaki oleh audience Anda, gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah
dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan point-point yang penting, dan jangan lupa
tekankan dan telaah ulang point-point yang penting.
2. Minimisasi gangguan dalam proses
komunikasi.
Melalui
pemilihan saluran komunikasi secara berhati-hati, Anda akan dapat membantu
audience Anda untuk dapat memperhatikan apa pesan yang Anda sampaikan. Kalau
suatu pesan disampaikan secara lisan, maka perlu diperhatikan bagaimana lokasi
atau tempat penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang
baik, tempat duduk yang teratur, rapi, nyaman, ruangan yang sejuk, dan
sebagainya. Pendek kata, Anda harus berupaya agar penyampaian pesan-pesan
sampai pada sasaran yang dikehendaki tanpa adanya gangguan yang berarti.
3. Mempermudah upaya umpan
balik antara si pengirim dan si penerima pesan.
Agar pemberian
umpan balik (feedback) tersebut memberikan
suatu manfaat yang cukup berarti, maka Anda harus dapat merencanakan bagaimana
dan kapan suatu pesan yang disampaikan kepada penerima. Kalau Anda menghendaki
umpan balik secara cepat, maka Anda dapat memilih sarana komunikasi yang cepat
baik melalui tatap muka ataupun melalui telepon. Kalau menurut Anda, umpan
balik kurang begitu penting, maka Anda dapat menggunakan sarana lewat tulisan
(surat) dalam penyampaian suatu pesan.
Sumber
: http://dipisolo.tripod.com/content/silabus/kombis.htm